公司註冊辦事處一般設在公司秘書的辦公室，負責保存所有法定文件。 它同時也是公司與馬來西亞公司委員會及其他相關政府機構之間的主要聯繫渠道。 根據《公司法2016》的規定，公司有責任在註冊辦事處妥善保存及維護關鍵文件。
根據《公司法2016》第47（1）條的規定，馬來西亞公司有法律義務在其註冊辦事處保存特定記錄，並在有需要時可供查閱，以確保公司內部治理和外部合規的有序進行。 若公司未能妥善保存或提供這些文件，可能會導致公司及董事面臨處罰、罰款，甚至法律訴訟。
每家馬來西亞公司必須在其註冊辦事處保存以下關鍵文件：
1、 註冊通知書
2、 公司章程（如有）
3、 公司註冊證書
4、 法定登記冊
5、 董事會及股東大會的會議記錄和決議案
6、 向股東發出的書面通知
7、 財務報表
8、 會計記錄
9、 抵押文件
10、 馬來西亞公司委員會要求保存的其他文件
根據《公司法2016》的規定，股東、董事、審計師及監管機構有權查閱公司文件，特別是董事及股東登記冊以及財務報表等文件。公司在接到請求時必須及時響應。 此項要求的主要目的是確保公司在面對稅務稽查等情況時，能及時提供所需的資料。
《公司法2016》第49（1）（b）條允許公司以電子形式保存文件，只要確保文件可訪問、複製及閱讀。 財務記錄、法定登記冊和會議記錄可以安全地儲存在數字平臺上，以提高文件獲取和管理的效率。
根據《公司法2016》第245條，某些記錄（如會計及財務文件）必須在相關交易完成后至少保存七年。 此期限過後，公司可銷毀相關文件，但必須確保以安全方式銷毀，避免敏感資料外洩。
- 在註冊辦事處以外的地點保存記錄
根據《公司法2016》第47（2）條，除了董事會議記錄和決議外，公司可以選擇在註冊辦事處以外的地點保存法定記錄。 但該地點必須位於馬來西亞境內，並確保文件在需要時可供查閱。
若公司把文件放在其它地址，公司必須在14天內將具體地址通知馬來西亞公司委員會。 及時申報可以幫助有關單位在檢查、審計或合規評估時，順利獲取公司文件。
- 公司文件管理
馬來西亞公司應採取以下文件管理最佳做法以確保遵守《公司法2016》：
1、 文件電子化：採用電子文件管理系統存儲、整理及備份重要文件。 這不僅有助於合規，還能提升文件檢索和管理的效率。
2、 定期檢查文件：定時檢查和審計公司文件，以確保其準確性和完整性。
3、 指定負責人：指派公司秘書或其他負責人監督文件維護，確保資料完整有序。
4、 妥善保存副本：如果公司保留紙質文件，應確保它們被安全並有條理地存放，以防丟失或損壞。
- 總結
在註冊辦事處妥善保存公司文件是馬來西亞公司必須履行的重要職責。 這不僅確保遵守《公司法2016》，還促進公司治理的透明度與問責制。 公司若按照相關規定執行，可以避免違法，維護聲譽，並建立與利益相關方的信任。 股東、董事和公司秘書應該清楚瞭解需要保存的關鍵文件，並建立良好的管理制度，確保文件安全且易於查閱。
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